Op een kantoor kon hij zomaar beginnen te rinkelen terwijl niemand in de buurt was. Dan volgden een klik, elektronische pieptonen en het zachte schuiven van papier. Wie ging kijken, zag langzaam een bericht verschijnen: een bestelling, een persbericht, een formulier of een handgeschreven boodschap. De afzender hoefde niet langs te komen en er hoefde geen envelop op de post.
In de jaren tachtig en negentig werd de fax voor veel bedrijven en instellingen een vertrouwd apparaat. Ook redacties, hotels, ziekenhuizen en kleine ondernemers gebruikten hem. Hij stond vaak op een opvallende plek: wie weet kwam er net iets binnen waarop iedereen wachtte.
Papier op reis
Fax is een afkorting van facsimile: een zo getrouw mogelijke kopie. Het apparaat tastte een document regel voor regel af, zette lichte en donkere delen om in signalen en verstuurde die via een telefoonverbinding. Het ontvangende apparaat maakte daar weer een afbeelding op papier van. Ook een handtekening, schets of stempel kon zo mee.
Dat was het verschil met een telefoongesprek. Je hoefde de inhoud niet voor te lezen of over te typen. Het vel dat aan de overkant verscheen, zag er ongeveer uit als het origineel — al was de kwaliteit soms matig. Kleine letters, grijze vlakken en foto’s kwamen niet altijd even fraai over.
Een uitvinding van vóór de telefoon
Het idee is veel ouder dan het grijze apparaat op de kantoorbalie. De Schotse uitvinder Alexander Bain patenteerde in 1843 een vroege techniek om afbeeldingen elektrisch over te brengen. Dat was zelfs vóór de telefoon. Zulke vroege systemen waren ingewikkeld en hadden weinig gemeen met het faxen dat later op kantoor gewoon werd.
In de twintigste eeuw konden nieuwsorganisaties al foto’s over grote afstanden doorgeven. Voor een gewoon kantoor bleef beeldverzending lang duur en omslachtig. Met apparaten die op telefoonlijnen aansloten, zoals de Xerox Magnafax uit 1966, kwam daar geleidelijk verandering in. Compactere en snellere machines maakten de fax vooral vanaf de jaren tachtig aantrekkelijk voor dagelijks gebruik.
Het ritueel van verzenden
Faxen begon met een goed leesbaar origineel. Vaak ging er een voorblad mee met daarop de naam van de ontvanger, het faxnummer, het aantal pagina’s en een kort bericht. Daarna legde je de vellen in de invoer, toetste het nummer in en drukte op Start.
Vervolgens kwam het spannendste deel: contact krijgen. Soms was de lijn bezet. Soms nam er een mens op omdat het nummer verkeerd was ingetoetst. En soms ging het papier scheef door het apparaat, terwijl de verzender dacht dat alles goed verliep. Een bevestigingsstrookje was daarom welkom: daarop stond of de verbinding en verzending volgens de machine waren geslaagd. Voor echt belangrijke stukken belde je soms ook nog even na.
Een fax had iets dringends. Een brief moest worden bezorgd; een fax kon enkele minuten na verzending op een bureau liggen. Vooral wanneer een handtekening, tekening of ingevuld formulier snel nodig was, was dat een uitkomst. Voor redacties betekende het dat een bericht of kopij zonder postbode kon binnenkomen. Voor hotels was het een manier om reserveringen door te geven. En wie thuis geen fax had, kon soms bij een kantoor, winkel of kopieerzaak terecht.
Het papier met de krullende rand
Veel mensen herinneren zich de smalle rol faxpapier. Bij oudere en goedkope apparaten werd tekst met warmte zichtbaar gemaakt op thermisch papier. Zo’n ontvangen bericht rolde soms met een eigenwijze krul uit de machine. Het was handig, maar niet ideaal om lang te bewaren: afdrukken konden na verloop van tijd vervagen of donker worden. Later drukten veel faxen ook af op gewoon papier.
Verder had het apparaat zijn eigenaardigheden. Een fax die ’s nachts binnenkwam, kon de hele ruimte wakker maken. Een lege papierrol of vastgelopen vel betekende dat een dringend bericht niet netjes op de uitvoer lag. En omdat inkomende berichten open en bloot in de opvangbak belandden, was een fax op een gedeelde gang niet vanzelfsprekend vertrouwelijk.
Van onmisbaar naar zeldzaam
Toen e-mail en later scanners, pdf’s en online formulieren gemeengoed werden, verloor de fax veel van zijn voordeel. Een document kon voortaan digitaal worden verzonden zonder het eerst af te drukken en aan de andere kant opnieuw op papier te zetten. Toch verdween faxen niet van de ene op de andere dag. Bestaande werkprocessen en apparaten bleven op sommige plekken in gebruik, en faxen kan nog altijd via verschillende diensten en systemen.
De fax was een overgang tussen twee werelden. Het bericht reisde elektronisch, maar begon en eindigde als papier. Misschien maakt juist dat hem zo goed te herinneren: je hoorde de verbinding tot stand komen en kon het resultaat vasthouden. Een bericht uit een andere stad verscheen niet als melding op een scherm, maar als een vel dat langzaam uit een machine kroop.